-Proje; belirli bir gider ve ihtiyaçtan yola çıkılarak değil, KOSGEB tarafından ilan edilen Proje Teklif Çağrısı okunarak, çağrı kapsamında sunulabilecek projeler ile ilgili çerçeve anlaşıldıktan ve çağrıda açıklanan uygun proje konuları ile işletmenin mevcut durum ve hedeflerinin eşleştiğinden emin olunduktan sonra hazırlanmalıdır.
-Proje faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi için gerekli olan ve gerekçesi açıklanan giderler projeye eklenmeli, bunun dışındaki genel işletme ihtiyaçlarına projede yer verilmemelidir.
-Proje hazırlanırken faaliyet ismi satırlarına gider ismi yazılmamalıdır. Gider sadece bir faaliyetin gerçekleştirilmesi için satın alınacak ürün veya hizmetlerin adıdır.
Örnek:
Yanlış proje faaliyet ismi: X tezgahı satın alımı
Doğru proje faaliyet ismi: Talaşlı işleme hattına otomasyon kabiliyeti kazandırılacaktır (bu faaliyet ile ilgili olarak gider adı: X tezgahı satın alımı )
-Proje giderleri tanımlanırken, giderlerin / gider özelliklerinin birbirinden ayırt edilmesini ve fiyat takdiri yapılmasını güçleştirecek şekilde gruplama yapılmasından kaçınılmalıdır.
Örnek:
Yanlış gider gösterimi:
X tezgahı ve Y makinesi satın alımı
(iki farklı gider tek satırda gruplanarak belirtilmiş)
Doğru gider gösterimi:
X tezgahı satın alımı
Y makinesi satın alımı
(iki farklı satırda farklı giderler yazılmış)
-Projeye yazılan gider ve teknik özellikler ile proformadaki gider ve teknik özellikler uyumlu olmalı ve gider ismi yerine marka model yazılmamalıdır.
-Faaliyet başlangıç ve bitiş tarihlerinde olabilecek muhtemel gecikmeler dikkate alınarak faaliyet - zaman planı oluşturulması mümkündür ancak faaliyetler arasındaki öncül - ardıl ilişkisinin kaybolmasına ve proje ilerleyişi açısından kritik olan faaliyetlerin gerçekleşme zamanının fazlasıyla belirsiz kalmasına neden olacak aşırılıkta "zamana yayma" yapılmamalıdır.
-Proje teklif çağrısında ilan edilen son başvuru tarihine kadar başvurusunu KOBİ Bilgi Sistemi üzerinden onaylamayan işletmelerin projeleri değerlendirmeye alınmayacaktır. Sistem yoğunluğu nedeniyle problem yaşanmaması için yükleme ve onaylama son günlere bırakılmamalıdır.
-KOSGEB tarafından yapılacak değerlendirmeler, Proje Başvuru Formu ve eklerinde bulunan bilgi ve belgeler çerçevesinde yapılacağından, söz konusu bilgi ve belgelerin anlaşılır ve çağrı/mevzuatta belirtilen şekilde sunulması önem arz etmektedir.
-Dönemsel izleme raporları destek ödemeleri için temel oluşturduğundan, gerçekleştirilen faaliyet ve giderlerin değerlendirilmesinde ihtiyaç duyulacak bilgilerin detaylı olarak verilmesi gerekmektedir.
-Proje uygulama aşamasında kurul kararında yer alan giderlerden farklı özellikte gider gerçekleşecek ise projede revizyon talep edilmesi gerekmektedir.
-Proje başladıktan sonra proje/kurul kararında yer alan hususlarda herhangi bir değişiklik yapılmak istenirse mevzuatta belirtilen sınırlar dahilinde ve süreler içerisinde revizyon talep edilmesine dikkat edilmelidir.
-Destek kapsamındaki giderlere ilişkin bedellerin işletme tarafından proje başlangıç tarihinden itibaren banka aracılığıyla ödenmesi gerekmektedir.
-Proje başlangıç tarihinden önce gerçekleşen giderler desteklenmemektedir (Proje teklif çağrısına göre destek kapsamında ise, proje hazırlama danışmanlığı ve proje süresi içinde düzenlenen fuarlara ilişkin ödemeler bu kıstasa dahil değildir). Bu nedenle projede belirtilen ve destek talep edilen giderlerin belirtilen istisna hariç olmak üzere proje başlangıç tarihinden sonra yapılması gerekmektedir.
-Proje sonuç raporu, mevzuatta belirtilen süre (proje süresinin bitiminden sonraki 1 ay içerisinde) sunulmalıdır. Aksi halde; KOBİ Bilgi Sistemi (KBS) üzerinden bir defaya mahsus bildirim yapılacak, bildirimi takiben 15 gün içinde rapor halen sunulmamış olursa projenin başarılı olmadığına karar verilerek bekleyen destek ödemeleri yapılmayacaktır.