Kurumlarýn yaþamlarýný sürdürebilmelerinin, ayakta kalmalarýnýn temel gereklerinden en önemlilerinin baþýnda sürekli iyileþtirme ve operasyonel mükemmellik gelmektedir. Çünkü günümüzde rekabet ortamý çok artmýþ ve hiç bir kurumun kalitesizlik maliyetine dayanma lüksü kalmamýþtýr. Kalite anlayýþýnýn kurum geneline yayýlmasý, insana dayalý hatalarýn önüne geçilmesi, hatalardan ders alýp, tekrarýnýn engellenmesi ancak doðru kurgulanmýþ bir entegre yönetim sistemi ile mümkündür.

QDMS çözümü her ihtiyacý karþýlayan 30’dan fazla modülü ile Türkiye’de pazar lideri konumundadýr ve gündemimizdeki dijital dönüþüm sürecinin önemli adýmlarýndan birini oluþturmaktadýr. Kurumsal hafýzanýn oluþturulmasý, kök neden analizleri, ürün kalitesinin arttýrýlmasý, müþteriden geri besleme alýnmasýna yarayan birçok geliþmiþ fonksiyon ile kurumunuzun kaynaklarýný etkin kullanarak maliyetlerini düþürmesini, müþteri memnuniyetini arttýrarak rekabet ortamýnda öne çýkmanýzý saðlar. 

Regülasyonlara ve standartlara uyum konusunda QDMS en çok kullanacaðýnýz araç olacaktýr. Bu sayede risklerinizi belirleyip gerekli tedbirleri alabilirsiniz ve uyumsuzluklardan doðacak cezalarýn önüne geçebilirsiniz. 

Entegre yönetim sistemi kapsamýndaki tüm iþ süreçlerinizi elektronik ortamda, herhangi bir kaðýt çýktýsý almadan yönetmenize olanak tanýr. Kurumun ya da organizasyonun kurumsal hafýzasýný düzenleyen, izlenebilirlik konusunda kuruma büyük katký saðlayan bir çözüm yapýsýdýr. Bunu þirketinizin yaþam süreçleri boyunca yönetim sistemleri dahilinde yarattýðý, tüm aksiyon, iþlem ve dokümantasyonlarýn, saklanmasýný ve yönetilmesini saðlayarak gerçekleþtirir.

Günümüzün petrolü “Bilgi”’nin korunmasý kadar, doðru kiþiler tarafýndan hýzlý þekilde eriþilmesi de entegre yönetim sistemlerinin olmazsa olmaz özelliklerinden bir tanesidir.

SÝSTEM BÝZE HANGÝ OLANAKLARI SAÐLAR ?

QDMS, þirketlerin kalite standartlarýna uygun çalýþmasýný saðlayan bir yazýlýmdýr. Bu, iþlerin daha hýzlý yapýlmasýný ve gerekli belgelerin kolayca takip edilmesini saðlar. Amacý, þirketlerin sunduðu ürün ve hizmetlerin kalitesini yüksek tutarak müþterileri memnun etmektir. QDMS ile kalite, riskler ve iyileþtirmeler kolayca yönetilir. Bu sayede þirketler sektörlerinde öne çýkar.

QDMS (Quality Management System), kuruluþlarýn kalite yönetimi ihtiyaçlarýný kapsamlý bir þekilde karþýlamak için tasarlanmýþtýr. Ýþte bu sistemin öne çýkan özellikleri ve avantajlarý:

Özellikler:

1. Doküman Yönetimi: QDMS, kuruluþlarýn tüm dokümanlarýný tek bir merkezden yönetmelerini saðlar. Bu, revizyon kontrolü, onay süreçleri ve doküman eriþim haklarý gibi özellikleri içerir.
2. Proses Ýzleme: QDMS ile süreçler anlýk olarak izlenebilir, böylece herhangi bir aksama ya da sapma hýzla tespit edilip müdahale edilebilir.
3. Risk Yönetimi: Kuruluþlarýn potansiyel riskleri tanýmlamalarýný, deðerlendirmelerini ve bu riskleri yönetmelerini kolaylaþtýrýr.
4. Eðitim ve Yetenek Yönetimi: Çalýþanlarýn eðitim gereksinimlerini ve yeteneklerini takip etmek için özelleþtirilebilir modüllere sahiptir.
5. Geri Bildirim ve Düzeltici Faaliyetler: Müþteri geri bildirimlerini toplar, analiz eder ve düzeltici faaliyetleri baþlatýr.

Avantajlar:

1. Verimlilik Artýþý: Merkezi bir platformda yönetilen kalite süreçleri ile operasyonel verimlilikte önemli artýþlar saðlanýr.
2. Maliyet Tasarrufu: Aksaklýklarýn ve sapmalarýn erken tespiti sayesinde olasý maliyetli hatalarýn önüne geçilir.
3. Sürekli Ýyileþtirme: QDMS, sürekli iyileþtirme kültürünün benimsenmesini destekler, böylece kuruluþlar sürekli olarak daha iyiye doðru evrilir.
4. Yüksek Müþteri Memnuniyeti: Kalite standartlarýna uyumluluk ve sürekli iyileþtirme sayesinde müþteri beklentilerini karþýlamak daha kolay hale gelir.

Not: Þirketler, QDMS sistemini entegre ettiklerinde ilk olarak öncelikle Doküman Yönetimi, DÖF ve Aksiyon/YGG Yönetimi modüllerini aktif bir þekilde kullanmaktadýrlar. Bu konudaki spesifik bilgileri sizlerle aþaðýda detaylý olarak paylaþmaktayým.

QDMS SERVER BAZ MODÜL(BSAT)

Bir QDMS'nin "BSAT(Bimser Sistem Alt Yapý Tanýmlarý)" için genel bir çerçevede, faydalarýný þu þekilde sýralayabiliriz:

1. Standartlaþtýrma: Sistem alt yapý tanýmlarý modülü, IT altyapýsýnýn standartlaþtýrýlmasýný saðlar. Bu, organizasyon genelinde tutarlýlýk ve uyumluluk getirir.
2. Etkin Kaynak Yönetimi: Sistemin hangi kaynaklarý ve bileþenleri kullandýðýný tanýmlayarak, kaynaklarýn etkin bir þekilde yönetilmesine yardýmcý olur.
3. Optimizasyon: Altyapý bileþenlerinin ne þekilde kullanýlacaðýný ve konfigüre edileceðini tanýmlayarak, sistemin optimum performansta çalýþmasýný saðlar.
4. Güvenlik: Altyapý tanýmlarýnýn doðru þekilde yapýlandýrýlmasý, sistemin güvenliðini artýrýr. Bu, yetkisiz eriþimleri ve güvenlik ihlallerini önlemeye yardýmcý olur.
5. Kolay Entegrasyon: Sistem altyapýsýnýn tanýmlanmasý, diðer sistemlerle veya uygulamalarla entegrasyonun daha kolay ve sorunsuz bir þekilde gerçekleþtirilmesini saðlar.
6. Hýzlý Sorun Tespiti: Olasý bir problem veya arýza durumunda, altyapý tanýmlarý sayesinde sorunun kaynaðýný daha hýzlý tespit edebilir ve müdahale edebilirsiniz.
7. Yedekleme ve Kurtarma: Sistem altyapýsýnýn detaylý tanýmlarýna sahip olmak, veri kaybý durumunda yedekleme ve kurtarma süreçlerini daha etkin bir þekilde gerçekleþtirmenizi saðlar.
8. Esneklik: Altyapý tanýmlarýný bilmek, sistemin deðiþen iþ ihtiyaçlarýna göre hýzla adapte edilmesine ve ölçeklendirilmesine olanak tanýr.
9. Dokümantasyon ve Eðitim: Sistem altyapýsýnýn tanýmlarýna sahip olmak, yeni personelin eðitilmesi veya sistem hakkýnda bilgi sahibi olmasý gereken kiþilere gerekli dokümantasyonun sunulmasýný kolaylaþtýrýr.
10. Uyum: Bazý endüstrilerde veya bölgelerde, altyapý tanýmlarýnýn belirli standartlara veya düzenlemelere uygun olmasý gerekmektedir. Bu modül, bu tür uyumluluk gereksinimlerini karþýlamanýza yardýmcý olabilir.
11. Modül Ayarlarý: Bir modüldeki gerekli tanýmlarýn yapýldýðý, raporlarýn oluþturulduðu bir destek saðlar. Mailimde ilettiðim yardýmcý dokümanlardan bu bilgilere ulaþabilirsiniz.
12.  

DOKÜMAN YÖNETÝMÝ

QDMS (Quality Document Management System) veya Kalite Doküman Yönetimi Sistemi, genellikle iþletmelerin kalite yönetimi süreçlerini desteklemek için kullanýlýr. Doküman Yönetimi modülü, bu tür bir sistemin önemli bir parçasýdýr ve birçok fayda sunar. Ýþte bu modülün bazý temel faydalarý:

1. Düzenlilik ve Organizasyon: Tüm dokümanlar tek bir platformda saklandýðý için, belgelerin aranmasý, eriþilmesi ve yönetilmesi daha kolaydýr.
2. Sürüm Kontrolü: Doküman deðiþikliklerinin tüm sürümleri saklanýr, böylece eski sürümlere geri dönülebilir. Bu, düzenlemelerin ve revizyonlarýn kolayca takip edilmesini saðlar.
3. Güvenlik: Belge eriþimi, yetkilendirmelere göre düzenlenebilir. Bu, hassas bilgilerin sadece yetkili kiþiler tarafýndan görüntülenmesini saðlar.
4. Ýþbirliði: Çalýþanlar, belgeler üzerinde ayný anda, gerçek zamanlý olarak iþbirliði yapabilir.
5. Eriþilebilirlik: Cloud tabanlý sistemlerle, kullanýcýlar her yerden dokümanlara eriþebilir.
6. Otomasyon: Belirli iþ akýþlarý otomatikleþtirilebilir, bu da iþ süreçlerini hýzlandýrýr ve manuel hatalarý azaltýr.
7. Uyum: ISO, FDA gibi düzenleyici kuruluþlar tarafýndan istenen belgelendirme ve raporlama gereksinimlerini kolaylýkla karþýlar.
8. Tarihçe ve Denetim Ýzleri: Her dokümanýn ne zaman ve kim tarafýndan deðiþtirildiðine dair bir iz býrakýr, bu da denetim ve incelemeler için kritiktir.
9. Bildirimler ve Uyarýlar: Belge revizyonlarý veya onay süreçleri gibi önemli eylemler için otomatik bildirimler alabilirsiniz.
10. Azaltýlmýþ Kaðýt Kullanýmý: Dijitalleþtirme, kaðýt kullanýmýný azaltarak hem maliyetleri düþürür hem de çevreye olumlu katkýda bulunur.
11. Hýzlý Arama: Entegre arama özellikleri sayesinde, belgeler hýzla bulunabilir ve eriþilebilir.

Bu faydalar, bir iþletmenin doküman yönetim süreçlerini etkili ve verimli bir þekilde yürütmesine yardýmcý olur, ayný zamanda uyumluluk ve kalite standartlarýna da kolaylýkla uyar.

AKSÝYON MODÜLÜ

QDMS aksiyon modülü, genellikle belirlenen aksiyonlarýn izlenmesi, yönetilmesi ve raporlanmasý için tasarlanmýþ bir araçtýr. Aksiyon modülünün saðladýðý bazý temel faydalar þunlardýr:

1. Etkili Ýzleme: Organizasyonun almasý gereken aksiyonlarý merkezi bir platformda takip edebilirsiniz. Bu, aksiyonlarýn zamanýnda tamamlanmasýný saðlamaya yardýmcý olur.
2. Düzenli Raporlama: Aksiyonlarýn durumuna, ilerlemesine ve tamamlanma durumuna dair raporlar oluþturabilirsiniz. Bu, yöneticilerin veya ilgili taraflarýn sürecin genel görünümünü anlamalarýný kolaylaþtýrýr.
3. Sorumluluk Atama: Belirli aksiyonlarýn belirli bireyler veya ekiplere atanmasýný saðlar. Bu, her bir aksiyonun sorumluluðunu netleþtirir.
4. Hatýrlatýcýlar ve Bildirimler: Belirtilen tarihlerde veya süreçlerde otomatik hatýrlatýcýlar ve bildirimler göndererek, gerekli aksiyonlarýn zamanýnda alýnmasýný teþvik eder.
5. Tarihçe ve Denetim Ýzlenebilirliði: Her aksiyonun tarihçesi kaydedilir, bu da gerektiðinde geriye dönük incelemeler için deðerli bir araçtýr.
6. Standartlaþma: Tüm organizasyon içinde aksiyonlarýn nasýl ele alýnacaðýna dair standart bir yaklaþýmýn benimsenmesini saðlar.
7. Risk Yönetimi: Potansiyel riskleri önceden belirlemek ve bunlara proaktif bir þekilde tepki vermek için aksiyonlarý yönetir.
8. Entegrasyon: Aksiyon modülü, diðer kalite yönetim sistemleri veya uygulamalarla entegre edilebilir, böylece daha kapsamlý bir kalite yönetim yaklaþýmý benimsenebilir.
9. Verimlilik Artýþý: Aksiyonlarýn otomatik olarak izlenmesi ve yönetilmesi, manuel takip süreçlerine kýyasla daha hýzlý ve daha az hata ile sonuçlanýr.
10. Daha Ýyi Karar Alma: Aksiyonlarýn etkili bir þekilde izlenmesi ve raporlanmasý, yöneticilere ve karar vericilere daha bilinçli ve bilgi temelli kararlar alma olanaðý saðlar.

Özetle, bir QDMS'nin aksiyon modülü, organizasyonlarýn süreçlerini, aksiyonlarýný ve kalite yönetim faaliyetlerini daha etkili ve verimli bir þekilde yönetmelerine yardýmcý olur.

DÖF MODÜLÜ

Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (DOF), kalite yönetiminde önemli bir bileþendir. Bu faaliyetler, bir hata veya uyumsuzluk meydana geldiðinde bunlarý düzeltmeyi ve tekrar meydana gelmelerini önlemeyi amaçlar. Birçok organizasyon için önemli bir araçtýr. Bu modül, iþletmelerin hatalarý ve eksiklikleri tanýmlamalarýna, analiz etmelerine ve bu hatalarý düzeltmek ve tekrarlamalarýný engellemek için gerekli aksiyonlarý alabilmelerine yardýmcý olur. QDMS'nin Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler modülü, bu faaliyetleri etkili bir þekilde yönetmeye yardýmcý olur. Bu modülün faydalarý þunlardýr:

1. Hata ve Eksiklikleri Tanýmlama: Modül, hatalarýn ve eksikliklerin zamanýnda tespit edilmesine olanak tanýr.
2. Kök Neden Analizi: Düzeltici faaliyetler, bir hatanýn nedenini anlamak için kullanýlýr. Modül, bu kök neden analizini kolaylaþtýrarak, problemi doðru þekilde anlamaya yardýmcý olur.
3. Tekrarlanan Hatalarý Önleme: Önleyici faaliyetler, ayný hatanýn tekrar meydana gelmemesi için alýnan önlemleri ifade eder. Bu modül, ayný hatanýn tekrarlanmasýný önlemek için gereken aksiyonlarýn belirlenmesine ve uygulanmasýna yardýmcý olur.
4. Sürekli Ýyileþtirme: Düzeltici ve önleyici faaliyetler, sürekli iyileþtirmenin temel bileþenlerindendir. Bu modül sayesinde iþletmeler, süreçlerini sürekli olarak gözden geçirebilir ve iyileþtirebilir.
5. Dokümantasyon ve Takip: Tüm düzeltici ve önleyici faaliyetlerin belgelendirilmesi, bu faaliyetlerin etkinliðinin izlenmesi ve deðerlendirilmesi için çok önemlidir. Modül, bu dokümantasyon ve takibi kolaylaþtýrýr.
6. Daha Ýyi Karar Verme: Bilgiye dayalý kararlarýn alýnmasýný destekleyerek, iþletmelerin daha bilinçli ve etkili aksiyonlar almasýný saðlar.
7. Maliyet Tasarrufu: Hatalarýn tekrarlanmasýný önlemek, gereksiz maliyetlerin ortaya çýkmasýný engeller. Bu da iþletmeler için maliyet tasarrufu anlamýna gelir.
8. Müþteri Memnuniyeti: Düzeltici ve önleyici faaliyetler, müþteri þikayetlerini azaltmaya yardýmcý olabilir. Bu da müþteri memnuniyetini artýrarak, müþteri sadakatini güçlendirir.

Bu faydalar, QDMS'nin düzeltici ve önleyici faaliyetler modülünün bir iþletme için ne kadar deðerli olduðunu göstermektedir. Ancak, bu modülün faydalarýndan tam olarak yararlanabilmek için, iþletmenin bu aracý doðru bir þekilde kullanmasý ve sürekli olarak eðitim ve iyileþtirme faaliyetlerine odaklanmasý gerekir.